En kontorsflytt är ett stort projekt. Det finns några saker som alltid måste fungera i samband med en kontorsflytt.
- Tid. En företagsflytt måste alltid ske effektivt och detta som en följd av att den egna verksamheten inte ska tappa i produktion eller tempo. Viktigt är att man snabbt kan göra en övergång och komma igång med arbetet igen – men i nya lokaler.
- Säkerhet. Det finns alltid en tanke på säkerhet i samband med att man ska flytta en verksamhet och allt som hör den till. Ni har datorer, ni har skrivare och annan teknisk utrustning som kan ta skada under en flytt. Samma sak gäller för exempelvis möbler och övrig kontorsinredning. Säkerheten ska alltid vara prioriterad i samband med en kontorsflytt.
Tips inför kontorsflytten
Med dessa två punkter i fokus kan man sedan som företag börja titta närmare på flytten och på allt annat som ska inkluderas. Just detta är faktiskt en hel del och därför kommer att rada upp några saker som man bör göra och ha koll på.
- Gör klart de nya lokalerna. Vid inflytt i de nya lokalerna så ska allt vara färdigställt. Vilka färger ska ni ha, hur ska golven se ut och krävs exempelvis åtgärder i kök och badrum innan ni får en lokal som passar er? Kontakta rätt hantverkare och se till att detta är färdigställt i god tid innan ni ska flytta in.
- Rensa undan. Innan flytten så är det också läge att säga adjö till vissa möbler och föremål som dels kanske inte passar in rent praktiskt, men som inte heller kommer att passa lokalens profil och utformning. Gör en utrensning och sälj vidare de möbler som inte kommer att användas.
- Uppdatera allt materiel. Se till att den nya adressen finns på visitkort och på alla andra kontaktuppgifter – hemsidan exempelvis – samt att alla era kunder är medvetna om er stundande flytt.
- Inventarielista. Det är viktigt att ni skapar en inventarielista över vad som finns på kontoret – och över vad som ska inkluderas i flytten. Det gäller även om ni anlitar en flyttfirma i Stockholm. En inventarielista är dels bra för att veta vad som packats med, men även ur ett rent försäkringsperspektiv. Ett tips är att använda mobilen för att fota föremålen också, i synnerhet om det handlar om några värdefulla föremål.
Anlita en flyttfirma för er kontorsflytt
Det finns inget värde i att låta de anställda sköta flytten. De saknar utbildning och erfarenhet av att bära, packa och transportera saker – och det gör att risken för ett misslyckande blir överhängande. Du bör ta hjälp av en flyttfirma och välja en professionell aktör för att sköta flytten.
Det går att välja en mer heltäckande tjänst där ni tar hjälp hela vägen och där flyttfirman sköter allt från packning vidare till bärande, transport och uppackning i de nya lokalerna. Många flyttföretag inkluderar även exempelvis montering av möbler samt inkoppling av teknisk utrustning i samband med kontorsflyttar – men då måste du också säkerställa att A) de verkligen erbjuder detta och B) att de har kapacitet för detta.
Vill ni exempelvis sköta packning på egen hand – varje anställd packar ihop sin arbetsplats – så kan ni använda er av ritningar av den nya lokalen och visa var alla saker ska ställas. Det underlättar för flyttfirman. Använd exempelvis post-it-lappar och färgkoordinera.
Välj rätt flyttfirma för flytten
Det finns många flyttföretag i Stockholm och de flesta erbjuder sina tjänster primärt till privatpersoner. Vid en kontorsflytt så krävs det extra kunskap och specialkompetens.
Viktigt är därför att man också väljer en flyttfirma som kan visa upp erfarenhet av kontorsflyttar och som kan verifiera detta genom att ge er referenser att ringa. Det är en jätteviktig punkt. En annan viktig detalj är försäkring. Vad händer om någonting går sönder – tar företaget ansvar för detta?
Se alltid till att välja ett flyttföretag som arbetar under försäkring. Avtalet ni skriver bör även – tydligt stipulera kostnad samt hur lång tid flytten ska ta, och vad som händer om man misslyckas. Med rätt flyttfirma i Stockholm får ni en säker, effektiv och trygg flytt till era nya lokaler.
